manajemen dokumentasi #2

PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah

Manajemen Dokumentasi pada BKK Pendidikan Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekonomi

Angkatan 2010 / 2011

Dosen Pengampu

DR. Wiedy Murtini, M.Pd

Disusun Oleh :

Dilla Octavianingrum

K7410051

JURUSAN PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011

SISTEM PENATAAAN BERKAS

(FILLING SYSTEM)

Pengertian sistem

Sistem adalah suatu cara yang digunakan untuk mengerjakan dalam proses kegiatan dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Pengertian Arsip

            Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh   semua satuan organisasi dalam lingkungan Departemen Dalam Negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok             dalam pelaksanaan tugas.

            Menurut T.R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217) kearsipan yaitu warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

         Sistem kearsipan yaitu sustu cara yang digunakan untuk membuat, menyimpan, arsip/warkat dalam suatu perusahaan atau organisasi.

         Pemberkasan adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan, kemudian dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara ekstrim tugas yang kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung dan tidak langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk pengaksesan.

Dalam kaitan ini, kriteria sistem kearsipan yang baik menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah :

1. mudah dilaksanakan,
2. mudah dimengerti,
3. murah/ekonomis,
4. tidak memakan tempat,
5. mudah dicapai,
6. cocok bagi organisasi atau lembaga,
7. fleksibel atau luwes (sesuai perkembangan),
8. dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, dan
9.  mempermudah pengawasan kearsipan.

Sistem Penataan berkas (filing system ada beberapa macam, antara lain :

1.      Sistem Subyek/Pokok masalah

Arsip disusun berdasarkan kesamaan, subjek atau pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat

Sistem ini mempunyai diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi.

Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.

2.      Sistem abjad

Cara penyimpanan arsip yang disusun menurut urut-urutan abjad dari nama orang, badan/perusahaan/organisasi, yang tertera pada warkat.

Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana.

Arsip yang diatur berdasarkan sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah langganan, pasien dan sejenisnya.

3.      Sistem Nomor/Numeric

Cara penyimpanan arsip berdasarkan urutan-urutan nomor dari warkat yang bersangkutan.

Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal. Sistem nomor disebut juga sistem pemberkasan numeric.

Sistem pemberkasan numeric adalah cara penyimpanan dengan menggunakan nomor atau angka sebagai kode dari lokasi/tempat, nama orang atau identitas lainnya.

Sebagai contoh identitas SIM, polisi, asuransi, faktur yang dibuat perusahaan. Kode angka/nomor diambil dari buku nomor (accession book). Kode angka mewakili koresponden (nama badan/individu).

System ini biasanya diterapkan dalam perusahaan asuransi, perbankan, dan sebagainya. System pemberkasan numeric disebut sebagai system pemberkasan tidak langsung (Indirect filing system), karena petugas tidak bisa secara langsung menuju ke file tanpa mengetahui nomor tetapi harus melalui indeks (yang tertuang dalam kartu file). Sesudah mengetahui nomor baru petugas dapat mencari berkas yang dimaksud. Hal mendasar yang menjadi landasan dalam penentuan penggunaan system pemberkasan numeric adalah bahwa kegiatan angka/nomor lebih penting daripada nama. System ini dibedakan mendai 2 yaitu :

1. Metode penomoran berurut

Adalah cara yang paling sederhana dalam pemberkasan system angka. Biasanya dengan cara merangkai nomor secara berurutan, misalnya 1,2,3,4….. dan seterusnya, yang kemudian pada termin-termin tertentu diberi penyekat.

2.      Metode penomoran tidak berurut

1)   Terminal digit filing

Dalam system ini nomor yang berdigit banyak akan dikelompokkan menjadi dua atau tiga angka tiap kelompok. Misalnya nomor : 293746 maka akan dipecah menjadi 293 – 746 atau 29 – 37 – 46 dan dibaca dari sisi kanan ke kiri :

·angka 46 menunjukkan nomor laci;

· angka 37 menunjukkan nomor guide;

·angka 29 menunjukkan nomor folder.

2)   Midle digit

Metode ini merupakan modifikasi dari teminat digit filing, hanya saha nomor yang berada di tengah merupakan nomor utama. Misalnya 764303 akan ditulis 76-43-03.

·         angka 76 menunjukkan nomor laci(digit utama);

·         angka 43 menunjukkan nomor guide;

·         angka 03 menunjukkan nomor folder

3.      Dupled numeric filling

Dalam sistem ini warkat disimpan menurut sistem gabungan nomor dan tanda kode lainnya. Dalam menyusun warkat-warkat tertentu dengan nomor-nomor urut sebagai pedoman untuk mengaturnya, nomor-nomor itu ditambah dengn kode lainnya. Biasanya berupa misalnya 1, 22A, 2B, 2 B1, 2C. Sitem ini dipakai untuk warkat mengenai suatu pokok soal utama misalnya proses pembangunan gedung yang kemudian berkembang tahap demi tahap (misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan pemasangan atap). Berdasarkan perkembangan itu, pokok soal utama dilakukan perincian dalam bagian-bagian lebih lanjut dengan gabungan nomor dan tanda kode sampai urusan selesai.

4.      Sistem Kronologis/Tanggal

Cara menyimpan arsip berdasarkan atas pembagian wilayah yang tertera di dalam warkat.

Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat tagihan.

5.      Sistem Wilayah/Geographic

Cara penyimpanan arsip berdasarkan atas pembagian wilayah yang tertera pada asal surat

Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya. Misalnya, sebuah penerbit majalah yang mempunyai langganan di seluruh Indonesia, dapat meyimpan surat-surat dengan para langganan itu menurut kota-kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dapat dipakai sistem abjad untuk mengatur urut-urutan nama langganan itu, tapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

6.      Sistem Gabungan

Penyimpanan arsip berdasarkan penggabungan dari dua atau lebih sistem

Misalnya : sistem subjek sebagai sistem utama dan sistem abjad sebagai sistem penunjangnya)

7.      Sistem Pemberkasan Alfanumerik

Sistem pemberkasan alfanumerik adalah sitem penyimpanan berkas yang didasarkan kombinasi huruf dan angka. Kode huruf menunjukkan suatu informasi tentang isi file. Pengaturan angka dan nama-nama subyek sering digunakan system alfanumerik ini. Subyek mengikuti susunan ensiklopedi yang terkait dengan pengelompokkan Arsip dibawah kelompok utama. Judul subyek ditandai nomor yang menunjukkan kelompok utama dan sub-subnya. Sistem dapat dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

http://rachmawati.student.fkip.uns.ac.id/2011/09/17/23/Sistem Filling Posted by Karina Vita R  Published in Materi, 17.41 18 April 2012

Murtini, Wiedy, DR, M.Pd. “Jadwal Retensi dan Penyusutan Arsip”. Handout. Surakarta : Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan. Universitas Sebelas Maret

Anwar, Syamsul. 1997. Kearsipan untuk SMK. Bandung : Titian Ilmu

Manajemen Dokumentasi #1

TUGAS MANAJEMEN DOKUMENTASI

LAPORAN PENYUSUTAN ARSIP

KANTOR KECAMATAN JEBRES SURAKARTA

Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah

Manajemen Dokumentasi semester 4 pada BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekonomi

Angakatan 2010 / 2011

1.                     Arwan Gunawan                     K7410029

2.                     Beti Liana Sari                        K7410036

3.                     Dilla Octavianingrum              K7410051

4.                     Dyah Budi Lestari                  K7410057

5.                     Dyan Pujiastuti                       K7410060

JURUSAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

KATA PENGANTAR

            Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan hasil observasi “Penyusutan Kearsipan di Kantor Kecamatan Jebres Surakarta”. Hasil observasi ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Dokumentasi yang diampu oleh Ibu Dr. Wiedy Murtini, M.Pd.

            Kami mengucapkan terimakasih pada berbagai pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini baik bantuan secara materiil maupun moril sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.

            Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Sehingga, penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat memberikan sumbangan yang lebih nyata terhadap peningkatan kemajuan pendidikan di Indonesia

Penulis

PENDAHULUAN

A.             LATAR BELAKANG PENTINGNYA PENYUSUTAN KEARSIPAN

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis timbul bayangan tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat.

Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya. Dan pada suatu saat kita akan membutuhkannya, kita akan dibuat kalang kabut. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Teknologi modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang besar sekali manfaatnya terhadap kearsipan.

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan. Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru  (Wursanto Ignasius, 1991 : 216 dalam Kartiandari, 2007).

B.              RUMUSAN MASALAH

Penyusutan kearsipan dalam suatu instansi seharusnya merupakan hal yang paling diperhatikan tetapi pada kenyataannya banyak sekali instansi yang kurang memperhatikan hal tersebut sehingga ketika ada dokumen yang diperlukan, mereka akan susah dalam pencariannya.

Oleh karena itu, dalam suatu instansi pemerintah atau perkantoran perlu memperhatikan berbagai hal yang berkaitan dengan keadaan kantor tersebut. Hal-hal yang perlu dipahami dan ditelusuri antara lain sebagai berikut :

1.      Kapan penyusutan kearsipan dilakukan ?

2.      Bagaimana pemindahan kearsipan dilakukan ?

3.      Bagaimana keamanan arsip-arsip tersebut ?

4.      Bagaimana dan kepada siapa penyerahan arsip dilakukan ?

C.             TUJUAN OBSERVASI

Observasi yang kami lakukan terhadap pengarsipan di kantor Kecamatan Jebres mempunyai banyak tujuan yang antara lain :

a.       Mengetahui keadaan kearsipan di Lingkungan pemerintahan

b.      Menganalisa pentingnya kearsipan

c.       Mengetahui bagaimana menyusun kearsipan yang baik

d.      Mengetahui berbagai permasalahan dalam kearsipan

e.       Menambah wawasan tentang bagaimana seharusnya kearsipan itu.

PEMBAHASAN

A.                PENENTUAN SAMPEL     

Jebres adalah kecamatan di Kota Surakarta yang terletak di bagian utara. Wilayah kecamatan ini berbukit-bukit dan hampir semua pemakaman di kota Surakarta terletak di kecamatan ini. Kecamatan Jebres adalah tempat berlokasinya Kraton Kasunanan Surakarta, kampus Universitas Sebelas Maret, Stasiun Solo Jebres dan Stasiun Solo-Kota, Perumnas Mojosongo, Taman Wisata Jurug, Makam Pahlawan Kusuma Bhakti, serta Terminal Bus Tirtonadi. Di Jebres juga berlokasi berbagai kegiatan industri.

Kami memilih kantor atau instansi ini karena kami lihat kantor ini mempunyai banyak arsip mengenai masalah kependudukan dan lain sebagainya sehingga kami tertarik untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan pada khususnya dan tentang keadaan kantor pada umumnya. Sebelum kami memaparkan hasil observasi terlebih dahulu kami uraikan tentang potensi wilayah Kecamatan Jebres.

Potensi Wilayah :
Alamat                        : Jl. Ki Hajar Dewantoro, Surakarta, Central Java 57126
Luas                            : 12,58 km²
Desa/kelurahan            : 11
Daftar kelurahan di Jebres

    * Kelurahan Sudiroprajan
    * Kelurahan Gandekan
    * Kelurahan Sewu yang
    * Kelurahan Jagalan
    * Kelurahan Pucang
    * Kelurahan Jebres
    * Kelurahan Mojosongo
    * Kelurahan Tegalharjo
    * Kelurahan Purwadiningratan
    * Kelurahan Kepatihan Wetan
    * Kelurahan Kepatihan Kulon

B.                 HASIL OBSERVASI

Kantor Kecamatan Jebres merupakan kantor kecamatan yang cukup besar karena membawahi beberapa kelurahan. Kantor ini mengurusi banyak surat keluar masuk setiap harinya. Surat yang keluar masuk itu antara lain seperti seperti surat perpindahan warga, surat KK, akta tanah, dan lain sebagainya. Kantor Kecamatan Jebres jarang sekali mengeluarkan surat, mereka hanya mengesahkan surat-surat yang dikeluarkan dari kelurahan.

Dalam kantor tersebut arsip dibedakan menjadi:

1.            Arsip dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan , pelaksanaan, penyelenggaraan kehdupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Sedangkan arsip dinamis, dapat dirinci lagi menjadi:

a)      Arsip aktif, yaitu arsip yang maish dipergunakan terus-menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/ kantor.

b)      Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya di pergunakan sebagai referensi saja.

2.            Arsip statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

·         Tempat Penyimpanan Arsip

Di Kantor Kecamatan ini mempunyai berbagai macam ruangan yang bergerak dalam berbagai bidang, antara lain yaitu bidang pemerintahan yang mengurusi masalah kependudukan. Dalam ruangan pemerintahan ini, kita akan menjumpai berbagai almari kaca yang berisi banyak arsip selain itu juga banyak tempat-tempat untuk menyusun arsip yang penting.

Setelah disortir dari ruangan pemerintahan, arsip-arsip tersebut diletakkan di gudang arsip yang runagannya cukup luas. Di Kantor Kecamatan Jebres untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap bagian ruangan. Jadi pada bagian kepegawaian ada arsip tersendiri begitu pula dengan bagian pemerintahan juga terdapat ruangan arsip tersendiri.

Kondisi di setiap ruangan memang terlihat rapi walaupun sedikit tidak teratur tetapi sejauh ini menurut para pegawai kantor hal itu tida begitu menyulitkan dalam pencarian berbagai macam dokumen yang diperlukan.

·         Cara  Penyimpanan Arsip

Tidak ada cara atau sistem khusus di Kantor Kecamatan Jebres ini, artinya bahwa sistem penyimpanan arsip ini masih cukup berantakan. Arsip-arsip diarsipkan menurut jenisnya saja. Misalnya arsip PBB, KK, PKL, dan lain sebagainya.

Awalnya arsip diurus sendiri oleh pegawai per bagian, misalnya pegawai bagian surat pindah, mereka akan mengumpulkan berbagai arsipnya pada tempat khusus yang selanjutnya akan di serahkan kepada kasie pemerintahan, setelah itu ketika kurang lebih 3 bulan lamanya, arsip-arsip tersebut diletakkan ke dalam gudang yang penataannya cukup rapi juga. Arsip-arsip tersebut tidak hanya berhenti di gudang saja, tetapi setelah itu akan diserahkan kepada catatan sipil.

·         Penyusutan Kearsipan

Mengenai arsip yang telah disimpan tidak bisa diprediksi kapan dibutuhkan dan dikeluarkan untuk suatu keperluan. Misalnya apabila ada dari salah seorang penduduk membutuhkan data mengenai seseorang yang jelas keperluannya maka pegawai kearsipan akan membantu mencarikan data yang diperlukan. Maksudnya arsip itu bisa dibutuhkan kapan saja karena merupakan hal yang penting karena kebutuhan setiap penduduk berbeda-beda.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing lalu Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku selanjutnya menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

Jika membutuhkan arsip, atasan menyuruh bagian kearsipan untuk mencari arsip yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam pengorganisasian. Mustahil apabila arsip yang ada sejak dulu terus tersimpan di dalam lemari penyimpanan. Maka dari itu arsip – arsip tersebut perlu disusutkan agar tidak menumpuk terlalu banyak. Pada kantor Kecamatan Jebres ini, penyusutan arsip dilakukan setiap 3 bulan sekali. Setiap 3 bulan sekali arsip aktif yang telah menjadi inaktif dimasukkan ke dalam gudang.

Memang benar jika di dalam gudang terdapat beberapa arsip yang cukup tua tetapi menurut paparan dari pegawai yang mendampingi kita melakukan observasi, arsip-arsip ini memang masih diperlukan untuk mengantisipasi jikalau suatu saat ada seseorang membutuhkan data dalam urusan yang sangat penting (mis : kejahatan)

·         Pemindahan Arsip

         Pemindahan arsip termasuk dalam bagian penyusutan arsip. Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan,  penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai  pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip  dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

         Seleksi dilakukan di pengolah arsip yang tersimpan di pusat penyimpanan arsip aktif.  Tahap kegiatan ini dilakukan untuk  menentukan apakah arsip yang tersimpan disini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif  langsung menggunakan formulir pemindahan.

·         Penyerahan Arsip

-          Kantor kecamatan ini menyerahkan arsipnya berkonsultasi dengan Arsip Nasional Daerah.

-          Penyerahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip.