PENGELOLAAN ARSIP
ELEKTRONIK
Makalah
ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah
Manajemen
Dokumentasi pada BKK Pendidikan Pendidikan Administrasi Perkantoran Program
Studi Pendidikan Ekonomi
Angkatan
2010 / 2011
Dosen
Pengampu
DR.
Wiedy Murtini, M.Pd
Disusun
Oleh :
Dilla
Octavianingrum
K7410051
JURUSAN
PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS
SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
SISTEM PENATAAAN BERKAS
(FILLING SYSTEM)
Pengertian sistem
Sistem adalah suatu
cara yang digunakan untuk mengerjakan dalam proses kegiatan dalam suatu
perusahaan atau organisasi.
Pengertian
Arsip
Arsip
adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organisasi dalam lingkungan
Departemen Dalam Negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam
pelaksanaan tugas.
Menurut T.R. Schellenberg (The Liang
Gie, 1979, 217) kearsipan yaitu warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau
swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap
guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah
dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
Sistem kearsipan yaitu sustu cara yang
digunakan untuk membuat, menyimpan, arsip/warkat dalam suatu perusahaan atau
organisasi.
Pemberkasan
adalah satu tugas pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar
tidak disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan,
kemudian dia melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara
ekstrim tugas yang kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat
langsung dan tidak langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk
pengaksesan.
Dalam kaitan ini, kriteria sistem
kearsipan yang baik menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah :
- mudah dilaksanakan,
- mudah dimengerti,
- murah/ekonomis,
- tidak memakan tempat,
- mudah dicapai,
- cocok bagi organisasi atau lembaga,
- fleksibel atau luwes (sesuai perkembangan),
- dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, dan
- mempermudah pengawasan kearsipan.
Sistem
Penataan berkas (filing system ada beberapa macam, antara lain :
1.
Sistem
Subyek/Pokok masalah
Arsip disusun berdasarkan kesamaan, subjek atau
pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat
Sistem ini mempunyai diterapkan
pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti
penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya,
sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan
saja ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag kemampuan menganalisis
serta memahami tugas dan fungsi organisasi.
Walaupun berdasarkan sistem
subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun
dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung
kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan
berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang
lainnya.
2.
Sistem
abjad
Cara penyimpanan arsip yang disusun menurut
urut-urutan abjad dari nama orang, badan/perusahaan/organisasi, yang tertera
pada warkat.
Sistem ini merupakan sistem
atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang,
organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar
sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana.
Arsip yang diatur berdasarkan
sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah langganan,
pasien dan sejenisnya.
3.
Sistem
Nomor/Numeric
Cara penyimpanan arsip berdasarkan urutan-urutan
nomor dari warkat yang bersangkutan.
Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti
penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada
sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal.
Sistem nomor disebut juga sistem pemberkasan numeric.
Sistem pemberkasan numeric adalah cara penyimpanan
dengan menggunakan nomor atau angka sebagai kode dari lokasi/tempat, nama orang
atau identitas lainnya.
Sebagai contoh identitas SIM, polisi, asuransi,
faktur yang dibuat perusahaan. Kode angka/nomor diambil dari buku nomor
(accession book). Kode angka mewakili koresponden (nama badan/individu).
System ini biasanya diterapkan dalam perusahaan
asuransi, perbankan, dan sebagainya. System pemberkasan numeric disebut sebagai
system pemberkasan tidak langsung (Indirect filing system), karena petugas
tidak bisa secara langsung menuju ke file tanpa mengetahui nomor tetapi harus
melalui indeks (yang tertuang dalam kartu file). Sesudah mengetahui nomor baru
petugas dapat mencari berkas yang dimaksud. Hal mendasar yang menjadi landasan
dalam penentuan penggunaan system pemberkasan numeric adalah bahwa kegiatan
angka/nomor lebih penting daripada nama. System ini dibedakan mendai 2 yaitu :
- Metode penomoran berurut
Adalah
cara yang paling sederhana dalam pemberkasan system angka. Biasanya dengan cara
merangkai nomor secara berurutan, misalnya 1,2,3,4….. dan seterusnya, yang
kemudian pada termin-termin tertentu diberi penyekat.
2. Metode penomoran tidak berurut
1) Terminal digit filing
Dalam
system ini nomor yang berdigit banyak akan dikelompokkan menjadi dua atau tiga
angka tiap kelompok. Misalnya nomor : 293746 maka akan dipecah menjadi 293 –
746 atau 29 – 37 – 46 dan dibaca dari sisi kanan ke kiri :
·angka 46 menunjukkan nomor laci;
· angka 37 menunjukkan nomor guide;
·angka 29 menunjukkan nomor folder.
2)
Midle digit
Metode ini
merupakan modifikasi dari teminat digit filing, hanya saha nomor yang berada di
tengah merupakan nomor utama. Misalnya 764303 akan ditulis 76-43-03.
·
angka
76 menunjukkan nomor laci(digit utama);
·
angka
43 menunjukkan nomor guide;
·
angka
03 menunjukkan nomor folder
3. Dupled numeric filling
Dalam sistem ini warkat disimpan
menurut sistem gabungan nomor dan tanda kode lainnya. Dalam menyusun
warkat-warkat tertentu dengan nomor-nomor urut sebagai pedoman untuk
mengaturnya, nomor-nomor itu ditambah dengn kode lainnya. Biasanya berupa
misalnya 1, 22A, 2B, 2 B1, 2C. Sitem ini dipakai untuk warkat mengenai suatu
pokok soal utama misalnya proses pembangunan gedung yang kemudian berkembang
tahap demi tahap (misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan
tembok dan pemasangan atap). Berdasarkan perkembangan itu, pokok soal utama
dilakukan perincian dalam bagian-bagian lebih lanjut dengan gabungan nomor dan
tanda kode sampai urusan selesai.
4.
Sistem
Kronologis/Tanggal
Cara menyimpan arsip berdasarkan atas pembagian
wilayah yang tertera di dalam warkat.
Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah
penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat.
Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera
pada surat. Sistem ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus
memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat tagihan.
5.
Sistem
Wilayah/Geographic
Cara penyimpanan arsip berdasarkan atas pembagian
wilayah yang tertera pada asal surat
Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem
wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah
tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya. Misalnya, sebuah
penerbit majalah yang mempunyai langganan di seluruh Indonesia, dapat meyimpan
surat-surat dengan para langganan itu menurut kota-kota tempat tinggal
masing-masing orang. Di sini dapat dipakai sistem abjad untuk mengatur
urut-urutan nama langganan itu, tapi pengelompokan utamanya adalah menurut
pembagian wilayah.
6.
Sistem
Gabungan
Penyimpanan arsip berdasarkan penggabungan dari dua
atau lebih sistem
Misalnya : sistem subjek sebagai sistem utama dan
sistem abjad sebagai sistem penunjangnya)
7.
Sistem Pemberkasan Alfanumerik
Sistem
pemberkasan alfanumerik adalah sitem penyimpanan berkas yang didasarkan
kombinasi huruf dan angka. Kode huruf menunjukkan suatu informasi tentang isi
file. Pengaturan angka dan nama-nama subyek sering digunakan system alfanumerik
ini. Subyek mengikuti susunan ensiklopedi yang terkait dengan pengelompokkan
Arsip dibawah kelompok utama. Judul subyek ditandai nomor yang menunjukkan
kelompok utama dan sub-subnya. Sistem dapat
dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
http://rachmawati.student.fkip.uns.ac.id/2011/09/17/23/Sistem Filling Posted by Karina Vita R Published in Materi, 17.41 18 April 2012
Murtini,
Wiedy, DR, M.Pd. “Jadwal Retensi dan Penyusutan Arsip”. Handout. Surakarta :
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan. Universitas Sebelas Maret
Tidak ada komentar:
Posting Komentar