Manajemen Dokumentasi #1

TUGAS MANAJEMEN DOKUMENTASI

LAPORAN PENYUSUTAN ARSIP

KANTOR KECAMATAN JEBRES SURAKARTA

Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah

Manajemen Dokumentasi semester 4 pada BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekonomi

Angakatan 2010 / 2011

1.                     Arwan Gunawan                     K7410029

2.                     Beti Liana Sari                        K7410036

3.                     Dilla Octavianingrum              K7410051

4.                     Dyah Budi Lestari                  K7410057

5.                     Dyan Pujiastuti                       K7410060

JURUSAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

KATA PENGANTAR

            Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan hasil observasi “Penyusutan Kearsipan di Kantor Kecamatan Jebres Surakarta”. Hasil observasi ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Dokumentasi yang diampu oleh Ibu Dr. Wiedy Murtini, M.Pd.

            Kami mengucapkan terimakasih pada berbagai pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini baik bantuan secara materiil maupun moril sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik.

            Akhirnya kami menyadari, bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Sehingga, penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat memberikan sumbangan yang lebih nyata terhadap peningkatan kemajuan pendidikan di Indonesia

Penulis

PENDAHULUAN

A.             LATAR BELAKANG PENTINGNYA PENYUSUTAN KEARSIPAN

Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis timbul bayangan tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat.

Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya. Dan pada suatu saat kita akan membutuhkannya, kita akan dibuat kalang kabut. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Teknologi modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang besar sekali manfaatnya terhadap kearsipan.

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan. Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada arsip inaktif karena tidak jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu atau umur tertentu ketempat lain. Sehingga filing cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru  (Wursanto Ignasius, 1991 : 216 dalam Kartiandari, 2007).

B.              RUMUSAN MASALAH

Penyusutan kearsipan dalam suatu instansi seharusnya merupakan hal yang paling diperhatikan tetapi pada kenyataannya banyak sekali instansi yang kurang memperhatikan hal tersebut sehingga ketika ada dokumen yang diperlukan, mereka akan susah dalam pencariannya.

Oleh karena itu, dalam suatu instansi pemerintah atau perkantoran perlu memperhatikan berbagai hal yang berkaitan dengan keadaan kantor tersebut. Hal-hal yang perlu dipahami dan ditelusuri antara lain sebagai berikut :

1.      Kapan penyusutan kearsipan dilakukan ?

2.      Bagaimana pemindahan kearsipan dilakukan ?

3.      Bagaimana keamanan arsip-arsip tersebut ?

4.      Bagaimana dan kepada siapa penyerahan arsip dilakukan ?

C.             TUJUAN OBSERVASI

Observasi yang kami lakukan terhadap pengarsipan di kantor Kecamatan Jebres mempunyai banyak tujuan yang antara lain :

a.       Mengetahui keadaan kearsipan di Lingkungan pemerintahan

b.      Menganalisa pentingnya kearsipan

c.       Mengetahui bagaimana menyusun kearsipan yang baik

d.      Mengetahui berbagai permasalahan dalam kearsipan

e.       Menambah wawasan tentang bagaimana seharusnya kearsipan itu.

PEMBAHASAN

A.                PENENTUAN SAMPEL     

Jebres adalah kecamatan di Kota Surakarta yang terletak di bagian utara. Wilayah kecamatan ini berbukit-bukit dan hampir semua pemakaman di kota Surakarta terletak di kecamatan ini. Kecamatan Jebres adalah tempat berlokasinya Kraton Kasunanan Surakarta, kampus Universitas Sebelas Maret, Stasiun Solo Jebres dan Stasiun Solo-Kota, Perumnas Mojosongo, Taman Wisata Jurug, Makam Pahlawan Kusuma Bhakti, serta Terminal Bus Tirtonadi. Di Jebres juga berlokasi berbagai kegiatan industri.

Kami memilih kantor atau instansi ini karena kami lihat kantor ini mempunyai banyak arsip mengenai masalah kependudukan dan lain sebagainya sehingga kami tertarik untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang kearsipan pada khususnya dan tentang keadaan kantor pada umumnya. Sebelum kami memaparkan hasil observasi terlebih dahulu kami uraikan tentang potensi wilayah Kecamatan Jebres.

Potensi Wilayah :
Alamat                        : Jl. Ki Hajar Dewantoro, Surakarta, Central Java 57126
Luas                            : 12,58 km²
Desa/kelurahan            : 11
Daftar kelurahan di Jebres

    * Kelurahan Sudiroprajan
    * Kelurahan Gandekan
    * Kelurahan Sewu yang
    * Kelurahan Jagalan
    * Kelurahan Pucang
    * Kelurahan Jebres
    * Kelurahan Mojosongo
    * Kelurahan Tegalharjo
    * Kelurahan Purwadiningratan
    * Kelurahan Kepatihan Wetan
    * Kelurahan Kepatihan Kulon

B.                 HASIL OBSERVASI

Kantor Kecamatan Jebres merupakan kantor kecamatan yang cukup besar karena membawahi beberapa kelurahan. Kantor ini mengurusi banyak surat keluar masuk setiap harinya. Surat yang keluar masuk itu antara lain seperti seperti surat perpindahan warga, surat KK, akta tanah, dan lain sebagainya. Kantor Kecamatan Jebres jarang sekali mengeluarkan surat, mereka hanya mengesahkan surat-surat yang dikeluarkan dari kelurahan.

Dalam kantor tersebut arsip dibedakan menjadi:

1.            Arsip dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan , pelaksanaan, penyelenggaraan kehdupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Sedangkan arsip dinamis, dapat dirinci lagi menjadi:

a)      Arsip aktif, yaitu arsip yang maish dipergunakan terus-menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/ kantor.

b)      Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya di pergunakan sebagai referensi saja.

2.            Arsip statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

·         Tempat Penyimpanan Arsip

Di Kantor Kecamatan ini mempunyai berbagai macam ruangan yang bergerak dalam berbagai bidang, antara lain yaitu bidang pemerintahan yang mengurusi masalah kependudukan. Dalam ruangan pemerintahan ini, kita akan menjumpai berbagai almari kaca yang berisi banyak arsip selain itu juga banyak tempat-tempat untuk menyusun arsip yang penting.

Setelah disortir dari ruangan pemerintahan, arsip-arsip tersebut diletakkan di gudang arsip yang runagannya cukup luas. Di Kantor Kecamatan Jebres untuk penyimpanan arsip-arsip ditempatkan di setiap bagian ruangan. Jadi pada bagian kepegawaian ada arsip tersendiri begitu pula dengan bagian pemerintahan juga terdapat ruangan arsip tersendiri.

Kondisi di setiap ruangan memang terlihat rapi walaupun sedikit tidak teratur tetapi sejauh ini menurut para pegawai kantor hal itu tida begitu menyulitkan dalam pencarian berbagai macam dokumen yang diperlukan.

·         Cara  Penyimpanan Arsip

Tidak ada cara atau sistem khusus di Kantor Kecamatan Jebres ini, artinya bahwa sistem penyimpanan arsip ini masih cukup berantakan. Arsip-arsip diarsipkan menurut jenisnya saja. Misalnya arsip PBB, KK, PKL, dan lain sebagainya.

Awalnya arsip diurus sendiri oleh pegawai per bagian, misalnya pegawai bagian surat pindah, mereka akan mengumpulkan berbagai arsipnya pada tempat khusus yang selanjutnya akan di serahkan kepada kasie pemerintahan, setelah itu ketika kurang lebih 3 bulan lamanya, arsip-arsip tersebut diletakkan ke dalam gudang yang penataannya cukup rapi juga. Arsip-arsip tersebut tidak hanya berhenti di gudang saja, tetapi setelah itu akan diserahkan kepada catatan sipil.

·         Penyusutan Kearsipan

Mengenai arsip yang telah disimpan tidak bisa diprediksi kapan dibutuhkan dan dikeluarkan untuk suatu keperluan. Misalnya apabila ada dari salah seorang penduduk membutuhkan data mengenai seseorang yang jelas keperluannya maka pegawai kearsipan akan membantu mencarikan data yang diperlukan. Maksudnya arsip itu bisa dibutuhkan kapan saja karena merupakan hal yang penting karena kebutuhan setiap penduduk berbeda-beda.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing lalu Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku selanjutnya menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

Jika membutuhkan arsip, atasan menyuruh bagian kearsipan untuk mencari arsip yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam pengorganisasian. Mustahil apabila arsip yang ada sejak dulu terus tersimpan di dalam lemari penyimpanan. Maka dari itu arsip – arsip tersebut perlu disusutkan agar tidak menumpuk terlalu banyak. Pada kantor Kecamatan Jebres ini, penyusutan arsip dilakukan setiap 3 bulan sekali. Setiap 3 bulan sekali arsip aktif yang telah menjadi inaktif dimasukkan ke dalam gudang.

Memang benar jika di dalam gudang terdapat beberapa arsip yang cukup tua tetapi menurut paparan dari pegawai yang mendampingi kita melakukan observasi, arsip-arsip ini memang masih diperlukan untuk mengantisipasi jikalau suatu saat ada seseorang membutuhkan data dalam urusan yang sangat penting (mis : kejahatan)

·         Pemindahan Arsip

         Pemindahan arsip termasuk dalam bagian penyusutan arsip. Tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan,  penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai  pada serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip  dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.

         Seleksi dilakukan di pengolah arsip yang tersimpan di pusat penyimpanan arsip aktif.  Tahap kegiatan ini dilakukan untuk  menentukan apakah arsip yang tersimpan disini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif  langsung menggunakan formulir pemindahan.

·         Penyerahan Arsip

-          Kantor kecamatan ini menyerahkan arsipnya berkonsultasi dengan Arsip Nasional Daerah.

-          Penyerahan arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip.